Kongresreferencer
Udtalelser fra vores kunder
Vores services
Kontakt

Kongresgaranti - Læs mere her

BDP Congress

English

Vi tilbyder bla:

• Online-registrering: BDP har udviklet eget registreringssystem, der indeholder alle data ved registrering inklusiv hotelbookning, tilmelding til det faglige program såvel som det sociale og håndtering af betalinger. Deltageren kan ligeledes vælge at logge tilbage på systemet, hvis der er behov for at foretage ændringer i den tidligere registrering.
  
  
• Abstracthåndtering: Indsendelse af abstracts (indsendelse, redigering, review etc.) online via BDP's eget registreringssystem. Kongresarrangøren har ubegrænset online adgang til data og print af lister.
  
  Fælles for online-registrering og abstracthåndtering er, at databasen samt layout tilpasses udfra specielle behov.
  
  
• Hotelovernatning: Vi booker årligt mere end 50.000 overnatninger og har derfor stort kendskab til udbud og efterspørgsel. Derfor kan vi også bidrage med konkurrencedygtige priser og fordelagtige aftalevilkår, der sikrer deltageren optimale vilkår.
  
  
• Udvælgelse af konferencested: De største hoteller, uddannelsesinstitutioner og foreninger råder i dag selv over glimrende kongres- og mødefaciliteter. Men ofte stilles der yderligere krav til faciliteter, som kræver et bredere netværk af kontakter. BDP møder ofte ønsker til venues som:
  
  
• Utraditionelle, kreative eller designinspirerede venues
• Venue med plads til stort plenum rum samt >10 foredragsrum til parallelle workshops
• Venue med scene og gode lys/lydforhold
• Venue med tæt adgang til offentlig transport
• Venue tæt på bycentrum
  
  
• Budgetoverblik: BDP udarbejder et detaljeret budget, som danner udgangspunkt for den økonomiske styring. Det indbefatter både poster, som BDP er ansvarlig for og poster arrangøren er ansvarlig for. Det sikrer et samlet overblik, der samler alle tilgængelige informationer med økonomisk effekt i ét budget.
  
  
• Sociale arrangementer: Ved arrangering af receptioner, fester, gallamiddage, officielle arrangementer kan BDP bistå med disse helt eller delvist. BDP assisterer med:
  
  
• Finde rigtige venues
• Kontakt til Rådhus eller andre mulige attraktive receptionsværter
• Koordinering og bookning af lokaler, leverandører mv.
• Manpower under selve arrangementet
• Tematisering af social event (fest, reception mv.), underholdning, konferencier mv.

• Hjemmeside: Deltageren søger ofte som den første yderligere information via hjemmesiden. Derfor er det afgørende, at en sådan hjemmeside er klar gerne 12-18 måneder før selve arrangementet, eller så hurtigt så muligt herefter.
  BDP har, med erfaring fra andre lignende hjemmesider, mulighed for at stille en standard hjemmeside til rådighed. Hjemmesiden kan designes efter arrangørens ønsker og kan i de fleste tilfælde være klar indenfor 1 uge med de første informationer. Websider udarbejdet af BDP Congress
  
  
• AV udstyr: De fleste venues råder over moderne AV udstyr, men der vil ofte være grund til at leje andet teknisk udstyr såsom laptop, mikrofoner, tolkeudstyr etc. og professionel manpower til at sørge for at al teknik kører problemfrit. Der kan være tilfælde, hvor man har ønsket et specielt venue, hvor lyd og lys skal bygges op fra bunden. Gennem samarbejde med de rette leverandører kan BDP sørge for opstilling af scene samt lys og lyd samt evt. teknisk koordinator ved større præsentationer og sceneoptræden.
• Budprocessen: I samarbejde med Wonderful Copenhagen kan vi være behjælpelige med at sammensætte et professionelt "bid" (tilbudsmateriale) med relevant information om bla. kongressen, økonomi, det sociale program og faciliteterne i byen.
  
  
• BDP og sponsorer: BDP bistår i samarbejde med arrangøren også med salg af sponsorater og kommercielle partnerskaber. BDP sammensætter typiske sponsorpakker, der inkluderer synlighed, involvering i arrangementet osv. alt efter aftale med arrangøren. Ofte afholder BDP sammen med arrangøren fælles sponsorpræsentationer overfor potentielle partnere og leverandører.
  
  
• Medlemsstyring for foreninger: BDP kan via egen database stå for medlemsstyringen for foreninger. Således kan BDP varetage opkrævning af kontingent, registrering af nye medlemmer, udsendelse af nyhedsbreve, styring af bilag i forbindelse med bestyrelsesmøder og revision etc. Dette kan kobles sammen med foreningens hjemmeside, således at medlemmerne altid har adgang til deres medlemsprofil.
  I forbindelse med medlemsstyringen, kan BDP håndtere booking af og onlinetilmelding til årsmøder samt kontakt med mulige sponsorer.
  Det er BDPs erfaring at udgiften til medlemsstyringen i høj grad dækkes af højere indtægter fra monitoreringen af kontingentindbetalingerne.
  
  
• Officielt flyselskab: Læs mere